Basis Data Pintar

Cara Menangani Pengaduan Layanan Masyarakat

Berikut adalah beberapa langkah umum dalam menangani pengaduan layanan masyarakat:

1. Menerima Pengaduan

• Sediakan berbagai saluran pengaduan: Masyarakat dapat menyampaikan pengaduan melalui berbagai saluran, seperti telepon, email, website, media sosial, dan kotak saran.
• Catat informasi pengaduan: Catat informasi penting dari pengaduan, seperti nama pengadu, isi pengaduan, waktu dan tempat kejadian, serta bukti-bukti yang ada.
• Berikan konfirmasi kepada pengadu: Berikan konfirmasi kepada pengadu bahwa pengaduannya telah diterima dan sedang diproses.

2. Memverifikasi Pengaduan

• Lakukan investigasi: Lakukan investigasi untuk memverifikasi kebenaran pengaduan.
• Kumpulkan bukti: Kumpulkan bukti-bukti yang mendukung pengaduan, seperti dokumen, foto, dan video.
• Wawancarai saksi: Wawancarai saksi-saksi yang mengetahui kejadian yang diadukan.

3. Menindaklanjuti Pengaduan

• Tentukan solusi: Tentukan solusi yang tepat untuk menyelesaikan pengaduan.
• Lakukan tindakan korektif: Lakukan tindakan korektif untuk menyelesaikan masalah yang mendasari pengaduan.
• Berikan informasi kepada pengadu: Berikan informasi kepada pengadu tentang tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan pengaduan.

4. Melakukan Evaluasi

• Evaluasi proses penanganan pengaduan: Lakukan evaluasi untuk memastikan bahwa proses penanganan pengaduan telah dilakukan dengan baik.
• Identifikasi area yang perlu diperbaiki: Identifikasi area yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kualitas layanan masyarakat.

Perilaku Wajib Lainnya :

• Sikap ramah dan profesional: Selalu bersikap ramah dan profesional saat menangani pengaduan.
• Terbuka dan transparan: Berikan informasi yang jelas dan lengkap kepada pengadu tentang proses penanganan pengaduan.
• Tetap tenang dan sopan: Tetap tenang dan sopan saat menghadapi pengadu yang marah atau frustrasi.
• Peduli dan responsif: Tunjukkan kepedulian terhadap pengaduan dan tanggapi pengaduan dengan cepat dan tepat.